Justitie communiceert voortaan digitaal met ondernemingen via e-Box

Ongeveer een derde van het totaal aantal verzonden verkeersboetes is bestemd voor ondernemingen. Daarnaast heeft de onderneming de verplichting tot het identificeren van de bestuurder die de verkeersovertreding beging. Het papierwerk dat hierbij komt kijken kan bijgevolg erg groot zijn voor een onderneming. Vanaf heden is het mogelijk voor de ondernemingen om de onmiddellijke inningen, de bijgevoegde vraag om inlichtingen, alsook de minnelijke schikkingen en herinneringen voor overtredingen begaan met voertuigen ingeschreven op naam van de onderneming, elektronisch te ontvangen via hun geactiveerde e-Box Enterprise. Op die manier zullen ondernemingen hun verkeersboetes sneller ontvangen, en gemakkelijk digitaal kunnen raadplegen en beheren. 

De e-Box Enterprise voor ondernemingen is een beveiligde elektronische brievenbus gebruikt door federale instellingen voor een veilige, snelle en efficiënte communicatie met ondernemingen. Alle ondernemingen die geregistreerd zijn in CSAM, het platform dat toegang biedt tot de diensten van de overheid, hebben automatisch toegang tot hun e-Box Enterprise. Om zich te registreren in CSAM dienen ondernemingen een hoofdtoegangsbeheerder en gebruikers aan te stellen via de website van het CSAM. Momenteel activeerden zo’n 201.600 ondernemingen reeds hun e-Box Enterprise. Alleen al in 2022 is het aantal activaties met meer dan 10% gestegen, met 25.243 om exact te zijn. Dit wijst erop dat een groot deel van de ondernemingen mee is met de digitalisering.

Optie ‘enkel in digitaal formaat’

Tot en met december 2022 zullen de ondernemingen de onmiddellijke inningen, de vraag om inlichtingen, alsook de minnelijke schikkingen en eventueel herinneringen zowel op papier als via de e-Box Enterprise ontvangen. Vanaf januari 2023 zullen de ondernemingen die hun e-Box Enterprise geactiveerd hebben alsook de optie ‘enkel digitaal‘ hebben aangevinkt, hun documenten enkel nog in digitaal formaat via de e-Box Enterprise ontvangen. Tot en met december 2022 ontvangen de ondernemingen hun onmiddellijke inningen, vraag om inlichtingen alsook de minnelijke schikkingen en eventueel herinneringen dus tweemaal (op papier en digitaal).

Identificatie van de bestuurder bij verkeersboetes

Ondernemingen hebben de wettelijke verplichting tot het identificeren van de bestuurder die de verkeersovertreding heeft begaan met het voertuig ingeschreven op naam van de onderneming.  Eens de bestuurder geïdentificeerd is, ontvangt deze vervolgens de vraag om de boete te betalen.

De digitalisering van justitie

Met het versturen van onmiddellijke inningen met vraag om inlichtingen, alsook de minnelijke schikkingen en herinneringen, via de e-Box Enterprise van ondernemingen neemt Justitie een volgende stap in haar digitale dienstverlening. De digitale verzending van boetes zorgt niet alleen voor een administratieve vereenvoudiging binnen de ondernemingen, maar ook voor een vermindering van het papierverbruik. Naar de toekomst toe is het de bedoeling de e-Box Enterprise te hanteren voor elke vorm van overheidscommunicatie. Tegen het einde van 2024 dienen de houders van een ondernemingsnummer hun e-Box Enterprise te hebben geactiveerd, en vanaf 2025 is het de bedoeling dat de publieke instanties al hun communicatie via de e-Box Enterprise naar de ondernemingen sturen.

Opgelet met phishing

Dat er met innovatie complicaties gepaard kunnen gaan, is onvermijdelijk. Justitie wijst daarom op de waakzaamheid van eenieder bij het gebruik van de e-Box Enterprise. Het is belangrijk rekening te houden met het feit dat er nooit betalingsverzoeken naar private e-mailadressen worden gestuurd. Ontvangt de beheerder van de e-Box Enterprise van een onderneming een boete via e-mail, dan gaat het hier hoogstwaarschijnlijk om een geval van fraude. Wanneer er een boete raadpleegbaar is in de e-Box Enterprise, krijgt de beheerder een notificatiemail met de melding dat er een nieuw juridisch document in de e-Box Enterprise beschikbaar is.

Vincent Van Quickenborne, Vice-eersteminister en minister van Justitie en Noordzee

De e-Box Enterprise heeft sinds haar lancering reeds haar efficiëntie bewezen. Zowel langs de kant van de overheid alsook langs de kant van de ondernemingen wordt het administratief proces vereenvoudigd door digitale beveiligde verzending toe te laten. Het digitaal verzenden van boetes past dan ook volledig binnen dit kader. Dankzij deze nieuwe toepassing komt Justitie weer een stap verder op het vlak van digitalisering en vooruitgang.